Как мы автоматизировали склад подарочных карт: от Excel к системе с API для 1С

Проблема: склад в Excel и ручной обмен бонусов

Компания занимается подарочными решениями: продаёт подарочные карты и промокоды. Но процесс их учёта и обмена был полуручным.

Как это работало до нас:

1. Специалист по складу вёл Excel-файлы с остатками и движениями карт и промокодов.

2. Клиент получал подарочную карту или промокод.

3. Клиент шёл на сайт и оформлял заявку на обмен бонусов.

4. Менеджер вручную сверял: активна ли карта, не истёк ли срок, какой номинал.

5. Менеджер отправлял вознаграждение клиенту.

Что это давало на практике:

• Каждый обмен — это ручная операция.

• Ошибки в Excel неизбежны: человеческий фактор, дубли, потерянные данные.

• Нет единого источника правды: остатки в одном файле, движения — в другом.

• Бухгалтерия не могла получить данные автоматически — только запросом.

• Масштабирование было невозможно: чем больше карт, тем больше рутины.

• Лимит отправок в день, узкое горлышко для бизнеса.

Что мы сделали

Мы разработали систему, которая полностью заменила Excel и ручной труд. Вот из чего она состоит.

1. Склад подарочных карт и кодов

Центральный элемент системы — база хранения подарочных карт и промокодов. Для каждой карты ведётся:

• Факт активации — активирована ли карта и когда.

• Срок действия — до какой даты действительна.

• Номинал — на какую сумму.

• Тип карты — с привязкой к каталогам, где её можно потратить.

Теперь склад — это не файл, а живая система с актуальными данными.

2. Система отчётов по складу

Вместо ручного сведения данных в Excel — готовые отчёты в разрезах:

• Активации — сколько и когда активировано.

• Просрочки — какие карты истекли и не были использованы.

• Остатки — сколько карт доступно по каждому типу и номиналу.

• Заготовки — карты, которые нельзя выпустить в реальном времени.

Отчёты формируются автоматически. Не нужно сводить данные вручную.

3. Выпуск и бронирование карт в админ-панели

Мы внедрили механику, которая позволяет управлять картами через реестр:

• Заводить любые объёмы карт — от единиц до тысяч.

• Резервировать под конкретное юрлицо — например, для корпоративного клиента.

• Запрещать к продаже через основной сайт интернет-магазина — если карта зарезервирована или снята с продажи.

Всё управление — в удобной админ-панели, без Excel.

4. Активация и обмен бонусов без менеджера

Это ключевое изменение для клиентского опыта. Теперь на сайте интернет-магазина:

1. Клиент активирует подарочную карту самостоятельно.

2. Карта деактивируется (защита от повторного использования).

3. Номинал поступает на баланс пользователя.

4. Клиент обменивает баллы на интересующее вознаграждение.

Без участия менеджера. Процесс полностью автоматический.

5. API для 1С

Для бухгалтерии мы разработали API, которое выдаёт данные в 1С. Теперь бухгалтерия работает с актуальными данными из системы, а не запрашивает выгрузки вручную.

6. Удобный интерфейс управления складом

Отдельное внимание уделили удобству админ-панели. Специалист по складу должен работать быстро и без ошибок:

• понятная навигация по картам и типам;

• быстрый поиск и фильтрация;

• массовые операции (заведение, резервирование, снятие с продажи);

• визуальные статусы (активна, просрочена, зарезервирована).

Результат: ручная работа убрана, время освобождено

Главный эффект: мы убрали пласт ручной работы. Ценный сотрудник, который раньше тратил время на сверку карт и Excel, теперь занимается более важными задачами.

Автоматизация — это не про сокращение людей. Это про то, чтобы люди занимались тем, что действительно требует их экспертизы.

Стек

• Backend: Laravel (PHP)

• База данных: MySQL

• Интеграция: API для 1С

• Frontend: Vue.js, Inertia.js

Заключение

Этот кейс — пример того, как простая на вид задача (учёт подарочных карт) на самом деле требует продуманной системы: склад, отчёты, бронирование, активация, API для бухгалтерии.

Excel хорош для старта. Но когда бизнес растёт, ручной учёт становится тормозом. Мы заменили его системой, которая работает автоматически — и освободили время людям.