Jak zautomatyzowaliśmy zarządzanie zapasami kart podarunkowych: od Excela do systemu z API dla 1C

Problem: Excel i ręczna obsługa

Firma oferuje rozwiązania prezentowe: sprzedaje karty podarunkowe i kody promocyjne. Jednak ich ewidencja i wymiana punktów na nagrody były obsługiwane częściowo ręcznie.

Tak wyglądał proces przed wdrożeniem naszego rozwiązania:

1. Specjalista ds. gospodarki magazynowej prowadził pliki Excel ze stanami i historią operacji dotyczących kart oraz kodów promocyjnych.
2. Klient otrzymywał kartę podarunkową lub kod promocyjny.
3. Klient wchodził na stronę internetową i składał wniosek o wymianę punktów na nagrodę.
4. Pracownik ręcznie sprawdzał, czy karta jest aktywna, czy nie upłynął jej termin ważności i jaki ma nominał.
5. Pracownik wysyłał nagrodę klientowi.

W praktyce oznaczało to:

• Każda wymiana wymagała ręcznej obsługi.
• Błędy w Excelu były nieuniknione: pomyłki pracowników, duplikaty i utracone dane.
• Brakowało jednego źródła prawdy: stany znajdowały się w jednym pliku, a historia operacji w innym.
• Księgowość nie mogła pobierać danych automatycznie — musiała każdorazowo o nie prosić.
• Procesu nie dało się skalować: im więcej kart, tym więcej rutynowej pracy.
• Ograniczona liczba wysyłanych nagród dziennie tworzyła wąskie gardło dla biznesu.

Co wdrożyliśmy

Opracowaliśmy system, który całkowicie zastąpił Excela i ręczną obsługę. Oto jego główne elementy.

1. Magazyn kart i kodów

Centralnym elementem systemu jest baza kart podarunkowych i kodów promocyjnych. Dla każdej karty przechowywane są:

• Status aktywacji — czy karta została aktywowana i kiedy.
• Termin ważności — do kiedy karta jest ważna.
• Nominał — wartość karty.
• Typ karty — wraz z przypisaniem do katalogów, w których można ją wykorzystać.

Magazyn nie jest już plikiem, lecz działającym systemem z aktualnymi danymi.

2. Raporty magazynowe

Zamiast ręcznego zestawiania danych w Excelu dostępne są gotowe raporty obejmujące:

• Aktywacje — ile kart aktywowano i kiedy.
• Karty przeterminowane — które karty straciły ważność i nie zostały wykorzystane.
• Stany magazynowe — ile kart jest dostępnych według typu i nominału.
• Karty przygotowane z wyprzedzeniem — zapasy kart, których nie można wydawać w czasie rzeczywistym.

Raporty powstają automatycznie. Nie trzeba ręcznie zestawiać danych.

3. Wydawanie i rezerwowanie kart

Wdrożyliśmy mechanizm zarządzania kartami za pomocą rejestru, który pozwala:

• Dodawać dowolną liczbę kart — od pojedynczych sztuk po tysiące.
• Rezerwować karty dla konkretnego podmiotu prawnego, na przykład klienta korporacyjnego.
• Blokować sprzedaż kart na głównej stronie sklepu internetowego, jeśli zostały zarezerwowane lub wycofane ze sprzedaży.

Całe zarządzanie odbywa się w wygodnym panelu administracyjnym, bez Excela.

4. Automatyczna aktywacja i wymiana punktów

To kluczowa zmiana z perspektywy klienta. Teraz cały proces odbywa się na stronie sklepu internetowego:

1. Klient samodzielnie aktywuje kartę podarunkową.
2. Karta zostaje dezaktywowana, co chroni przed jej ponownym użyciem.
3. Wartość nominalna karty zostaje dopisana do salda konta użytkownika.
4. Klient wymienia punkty na wybraną nagrodę.

Bez udziału pracownika. Proces jest w pełni automatyczny.

5. API do integracji z 1C

Dla księgowości opracowaliśmy API udostępniające dane systemowi 1C. Teraz księgowość korzysta z aktualnych danych bezpośrednio z systemu, zamiast ręcznie zamawiać eksporty.

6. Wygodny interfejs zarządzania magazynem

Szczególną uwagę poświęciliśmy wygodzie panelu administracyjnego. Specjalista ds. gospodarki magazynowej powinien pracować szybko i bez błędów, dlatego zapewniliśmy:

• Przejrzystą nawigację po kartach i ich typach.
• Szybkie wyszukiwanie i filtrowanie.
• Operacje zbiorcze: dodawanie, rezerwowanie i wycofywanie ze sprzedaży.
• Czytelne oznaczenia statusów: aktywna, przeterminowana, zarezerwowana.

Rezultat: więcej czasu na ważne zadania

Najważniejszy efekt: wyeliminowaliśmy cały obszar ręcznej pracy. Cenny pracownik, który wcześniej poświęcał czas na weryfikację kart i obsługę Excela, teraz zajmuje się ważniejszymi zadaniami.

Automatyzacja nie polega na redukcji zatrudnienia. Chodzi o to, aby ludzie zajmowali się tym, co rzeczywiście wymaga ich wiedzy i doświadczenia.

Stos technologiczny

• Backend: Laravel (PHP)
• Baza danych: MySQL
• Integracja: API dla 1C
• Frontend: Vue.js, Inertia.js

Podsumowanie

Ten projekt pokazuje, że pozornie proste zadanie — ewidencja kart podarunkowych — w rzeczywistości wymaga przemyślanego systemu obejmującego magazyn, raporty, rezerwacje, aktywację i API dla księgowości.

Excel sprawdza się na początku. Jednak gdy firma rośnie, ręczna ewidencja zaczyna ją hamować. Zastąpiliśmy ją systemem działającym automatycznie — i uwolniliśmy czas pracowników.